Fokus kegiatan ini ialah agar kita terbiasa dengan tambahan fungsi-fungsi di Worksheet. Kita akan diajak untuk mengolah dokumennya bukan hanya sekedar data. Kita akan mengikuti contoh yang tersedia lalu berlatih mengerjakan kasus secara mandiri.
1. SORT
Pengurutan (sort) dapat dilakukan untuk data angka maupun teks. Pengurutan juga dapat
dilakukan berdasarkan satu atau beberapa kondisi.
Contohnya, kita akan menggunakan data jumlah wisatawan mancanegara yang
masuk ke Indonesia berdasarkan kebangsaan pada tahun 2017.
Untuk mengurutkan Data Berdasarkan 1 Kolom adalah sebagai berikut :
- Klik salah satu cell di kolom Jumlah
- Lalu, pada tab Home kategori Editing, pilih Sort & Filter
- Apabila data berupa angka, sorting dapat dilakukan sehingga data terurut dari terkecil atau terbesar.
- Apabila data berupa teks, sorting dapat dilakukan sehingga data terurut dari A-Z maupun Z-A.
- Pengurutan dari data paling kecil lalu makin membesar disebut ascending. Adapun pengurutan kebalikannya, yaitu dari data paling besar lalu makin mengecil disebut descending
Mengurutkan Data Berdasarkan Banyak
Kolom langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
- Apabila data yang ingin diurutkan lebih dari 1 kriteria, dapat menggunakan itur Custom Sort.
- Level pengurutan dapat diatur. Hasil pengurutan yang ditampilkan dimulai dari level 1, lalu diurutkan berdasarkan level berikutnya.
-
Setiap level juga dapat berbeda urutannya. Misal, level 1
menggunakan ascending dan level berikutnya menggunakan
descending.
Fitur
filtering / penyaringan dapat digunakan apabila data yang ingin
ditampilkan memenuhi kriteria tertentu saja tanpa menghapus data yang
lainnya.
Untuk menampilkan data yang ditampilkan hanya yang memiliki kriteria yang dipilih.
Untuk menampilkan data yang ditampilkan hanya yang memiliki kriteria yang dipilih.
Pilih kolom data yang ingin di-filter, pada menu Sort & Filter,
pilih Filter.
Ciri penggunaan fitur filter adalah header table data ada tanda panah
drop down list seperti contoh.
Apabila tanda tersebut dipilih (klik), akan menampilkan pilihan data
yang ada di kolom tersebut secara keseluruhan.
Pada pilihan, juga akan ada pilihan (Select All), yang artinya
apabila di- check, semua pilihan juga akan di-check.
Jika ada yang tidak ingin ditampilkan sementara, uncheck saja pilihan
datanya.
3. DATA VALIDATION
a. General
Validasi data (data validation) adalah kegiatan untuk mengecek
kebenaran dari data yang
dimasukkan ke dalam lembar kerja.
Data yang tidak memenuhi syarat tidak dapat di-input. Untuk membuat
aturan yang akan
menjadi
syarat validasi data, dapat mengikuti langkah berikut.
Langkah :
Pilih dulu cell yang akan diatur, lalu pada tab Data, di kategori Data Tools, pilih Data Validation.
Akan muncul dialog box baru, dan pengaturan
dilakukan di sini.
Kriteria validasi yang dapat
diatur sesuai gambar.
Kita akan mencoba untuk kriteria
Whole number.
Kita dapat mengatur berapa range
nilai yang dapat diterima.
Contoh kriterianya adalah nilai
dari 0-5,000,000 saja yang boleh di-input,
nilai Minimum diisi 0
dan nilai Maximum diisi 5000000.
Apabila cell yang telah diatur validasinya di-hover,
dapat menampilkan pesan tertentu.
Pengaturan pesan tersebut dapat
dilakukan pada tab Input Message di dialog box yang sama.
Contoh :
Cell yang divalidasi adalah cell
B10 Input message juga telah diatur Ketika cell B10 di-hover,
akan menampilkan
pesan sesuai yang diatur sebelumnya.
Kita juga dapat menampilkan
pesan error apabila data yang di-input tidak sesuai kriteria.
Pesan tersebut dapat diatur pada
tab Error Alert masih dari dialog box yang sama.
Ketika cell B10 di-input dengan
data lebih dari 5,000,000, akan muncul
pesan erornya.
b. Duplikasi
Data
Data yang di
olah bisa saja masih memiliki data yang sama persis atau disebut duplikasi
data.
Apabila sudah terlanjut memiliki data yang mengandung duplikasi, kalian
dapat melakukan
penghapusan data.
Pada Worksheet
Worksheet kalian juga dapat melakukan pencegahan duplikasi untuk memudahkan
proses analisis berikutnya.
Langkah-langkah dalam pencegahan duplikasi :
Pilih dulu
range cell yang nantinya dapat di-input oleh pengguna.
Pada tab
Data, di kategori Data Tools, pilih Data Validation dan akan muncul dialog box
baru.
Pilih Custom pada bagian Allow dan gunakan formula COUNTIF untuk
memastikan data tidak
boleh lebih dari 1 (tidak ada yang sama).
Tab Input
Message dan Error Alert dapat diisi sesuai keinginan dan caranya sama seperti
pembahasan sebelumnya
Apabila
kalian mengisi kode yang sama, akan menampilkan pesan error.
Langkah-langkah dalam penghapusan duplikasi :
Kita juga dapat menghapus data
yang duplikat, caranya adalah:
Pilih dulu data yang akan dicek
lalu pilih menu Remove Duplicates pada tab Data kategori
Data Tools.
Akan muncul dialog box baru dan
pilih pengecekan duplikasinya berdasarkan kolom apa.
Apabila memang terdapat duplikasi
data, akan muncul alert seperti ini:
Alert dilengkapi dengan hasil
penghapusan data yang duplikat.
Alert dilengkapi dengan hasil
penghapusan data yang duplikat.
4. SHARE ADND PROTECT
Share data
yang dimaksud adalah data hasil pengolahan di Worksheet dapat dibagikan secara
cetak (print) atau disalin ke aplikasi lainnya (copy).
Protect
data dapat dilakukan dengan protect sheet atau workbook secara keseluruhan.
a. Print
Halaman
worksheet yang sudah dibuat dapat dicetak. Pilih tab File, lalu menu Print.
Kalian dapat
mengatur beberapa hal sebelum melakukan proses cetak. Berikut
penjelasannya.
Apabila
terdapat lebih dari 1 halaman, kalian juga dapat menentukan ingin mencetak
halaman yang
mana.
Bagian A : Menentukan berapa banyak kalian
ingin mencetak dokumen tersebut.
Bagian B : Menentukan dengan printer mana
kalian ingin mencetaknya. Kalian juga dapat menambah
printer lain yang sudah
terhubung.
Bagian C : Bagian Setting yang pertama untuk
menentukan bagian mana yang ingin dicetak, yaitu :
sheet yang sedang aktif,
keseluruhan workbook, bagian yang terpilih saja, atau hanya
bagian yang
terpilih yang tidak tercetak.
Bagian D : Menentukan ingin mencetak di 1
sisi halaman saja atau di ke-2 sisi halaman.
Bagian E : Menentukan bagaimana hasil
cetakannya dikeluarkan. Misal, ingin mencetak 2 x
dokumen yang berisi 3
halaman, dapat memilih hasil cetak berurut semua halaman
(halaman 1, 2, 3, lalu
cetak lagi halaman 1, 2, 3) atau cetak semua per halaman (halaman
1, 1, lalu
cetak halaman 2, 2, lalu cetak lagi halaman 3, 3).
Bagian F : Menentukan posisi cetaknya, antara
portrait (memanjang ke bawah) atau landscape
(memanjang ke samping).
Bagian G : Menentukan ukuran kertas untuk
hasil cetakannya. Bagian H : Menentukan margin dari isi
halaman.
Bagian I : Menentukan ukuran skala dari
dokumen asli dan hasil cetakan, yaitu cetak sesuai ukuran,
semua tercetak dalam
1 halaman (ada kemungkinan tulisannya menjadi kecil sekali),
semua kolom dalam
1 halaman, atau semua baris dalam 1 halaman.
Bagian J : Menampilkan preview hasil yang
akan dicetak.
Bagian K : Menampilkan jumlah halaman yang
akan tercetak. Kalian dapat memilih halaman dan
hasilnya akan tampil di bagian
J.
b. Header
& Footer
Mengatur
header dan footer, bisa dilakukan melalui dua cara, yaitu dari tab Page Layout
menu Page Setup atau tab View menu Page Layout.
* Akses dari
tab Page Layout
Pilih tab
Header/Footer dan menu Custom Header atau Custom Footer untuk mengaturnya.
Kalian
dapat mengatur header dan footer untuk bagian kiri, tengah, dan kanan.
* Akses dari tab View
Klik Add
header (untuk footer, ada di bagian bawah halaman, tampilannya Add footer).
Sama
seperti akses dari tab Page Layout, header dan footer yang dapat diisi ada
3 bagian, yaitu kiri,
tengah, dan kanan.
Setelah
memilih Add header atau Add footer akan tampil tab Design dengan pilihan menu
sebagai
berikut:
c. Print
Title
Biasanya,
yang selalu tercetak dalam tiap halaman ialah header dari table sehingga
memudahkan
pembacaan data hasil cetak.
Contoh
halaman berikutnya sebelum diberi print title.
Untuk
menambahkannya, kalian dapat akses melalui tab
Page Layout menu Page Setup, lalu klik
fitur Print Titles. Kalian dapat
mengatur baris mana yang akan berulang di bagian atas halaman dan
kolom mana yang
akan berulang di bagian kiri halaman.
Contohnya:
kalian akan membuat baris 1-3 untuk selalu berulang ke bawah dan kolom A untuk
selalu
berulang ke samping. Maka, hasilnya untuk data sebelumnya adalah seperti
berikut.
d. Copy
Ada 2 cara
untuk melakukan copy dokumen, yaitu menggunakan paste dan paste link. Jika
menggunakan paste biasa, apabila datanya berubah
di workbook, di dokumen salinan (hasil
copy-nya) pun harus diubah satu per
satu.
Jika
menggunakan paste link, kalian hanya perlu update table- nya saja. Untuk paste
link akan
dibahas kemudian.
e. Protect
Fungsi ini
dapat mengamankan dokumen dengan password, apakah yang diamankan hanya sheet
tertentu saja atau keseluruhan workbook.
1) Protect
Sheet
Fitur ini
membuat sheet yang diamankan hanya dapat dilihat isinya, tetapi tidak dapat
diubah.
Caranya
ialah klik kanan di nama sheet yang ingin kalian amankan atau dari sheet yang
ingin
kalian amankan buka tab Review, lalu di bagian Protect, pilih menu
Protect Sheet.
Setelah
klik kanan, pengguna akan diminta untuk memasukkan password dan mengatur apa
saja
yang dapat dilakukan walaupun sheet telah diamankan. Password perlu diisi
2 kali untuk
memastikan tidak salah ketik.
2) Protect
Workbook
Dengan fitur
ini, kalian masih tetap bisa mengubah isi dari Worksheet yang sudah ada, tetapi
tidak
bisa menambah/menghapus/mengubah sheet.
Dari salah
satu sheet yang ada, buka tab Review, lalu di bagian Protect, pilih menu
Protect
Workbook.
Setelahnya,
kalian akan diminta untuk memasukkan password dan re-password sesuai setting
awal.
Setelah workbook diamankan, apabila klik kanan di sheet, hasilnya ialah
sebagai berikut.
Tugas Kelompok 6.4
Kasus kali ini kalian akan menggunakan data jumlah kunjungan wisatawan mancanegara ke Indonesia menurut kebangsaan dari tahun 2017 sampai 2019.
Fitur yang harus dilengkapi seperti berikut.
- Data yang ditampilkan diurutkan berdasarkan Area lalu Negara.
- Data jumlah harus ditampilkan menggunakan pemisah ribuan.
- 2 baris pertama akan tetap terkunci walaupun halaman di-scroll ke bawah
- Perhatikan warna latar setiap cell.
- Buat tabel terpisah tentang rangkuman jumlah per Area per Tahun.
- Header dan Footer untuk cetak laporan.
Hasil Yang diharapkan :
Yang diharapkan :
Apabila laporan tadi dicetak, akan menampilkan hasil berikut (contoh
untuk halaman 2):
Demikian artikel materi Informatika Bab VI tentang Pengolahan Data Lanjutan yang dapat saya bagikan semga bermanfaat.
Untuk mendapatkan file di atas silahkan klik tombol di bawah ini :
0 Komentar